Najgorszy sposób na zmianę terminarza to przenieść wszystko naraz w poniedziałek rano. Drugi najgorszy to prowadzić dwa kalendarze równolegle „przez jakiś czas”, bo ten czas nigdy się nie kończy, a pierwsza podwójna rezerwacja przychodzi w trzecim tygodniu.
Poniżej kolejność, która działa, i jedna rzecz, której świadomie nie warto przenosić.
Czego nie przenosić
Historii wizyt. To jest ta jedna rzecz, przy której ludzie tracą najwięcej czasu, a zysk jest zerowy. Przeszłe wizyty zostają tam, gdzie są - w programie do dokumentacji, który i tak musisz prowadzić. Nowy terminarz ma pokazywać, co będzie, a nie archiwizować to, co było.
Dokumentacji medycznej. Terminarz to nie jest system do dokumentacji i nie powinien nim być - to inna klasa przepisów. Jeżeli jakiś produkt proponuje Ci przeniesienie jednego i drugiego, warto sprawdzić, na co dokładnie się piszesz.
Kolejność
1. Najpierw godziny pracy, nie pacjenci. To jest kontrintuicyjne, ale pusty kalendarz z poprawnymi godzinami jest użyteczny od razu, a pełna baza pacjentów bez godzin nie jest użyteczna wcale. Wpisz tydzień i od razu zdecyduj, które bloki mają być publiczne.
2. Usługi z czasem trwania i buforem. Tu jest jedna pułapka warta minuty uwagi: jeżeli po wizycie potrzebujesz kwadransa na notatki i salę, to ten kwadrans musi być w systemie. Inaczej kalendarz będzie Cię umawiał na styk i pierwszy poślizg przesunie cały dzień.
3. Pacjenci z pliku. Większość programów pozwala wyeksportować listę pacjentów do CSV. To jest ta część, której nie warto przepisywać ręcznie - i warto sprawdzić, czy się da, zanim zaczniesz cokolwiek innego.
4. Przyszłe wizyty, ręcznie. Zwykle jest ich od dwudziestu do pięćdziesięciu i wpisanie ich zajmuje godzinę. To mniej niż uzgadnianie dwóch kalendarzy przez miesiąc.
Dzień przejścia
Wybierz jeden dzień i po nim nie wpisuj już niczego do starego kalendarza. Nie „od przyszłego miesiąca” - konkretny dzień, najlepiej taki, po którym masz wolne popołudnie.
Od tego dnia stary system służy już tylko do zaglądania wstecz. Jeżeli okaże się, że czegoś w nowym brakuje, dopisujesz to na bieżąco, a nie wracasz do prowadzenia obu.
Drugi kalendarz, ten prywatny
To jest rzecz, która psuje przenosiny najczęściej i najciszej. Prawie każdy ma jeszcze jeden kalendarz - w telefonie, z terminem u dentysty i odbiorem dziecka. Jeżeli terminarz go nie widzi, to prędzej czy później umówi pacjenta w godzinie, w której już coś jest.
Warto sprawdzić, czy nowy system potrafi czytać zajętość z zewnętrznego kalendarza, a nie tylko do niego zapisywać. Integracja jednokierunkowa - taka, która wysyła wizyty do Kalendarza Google i nic nie pobiera z powrotem - nie rozwiązuje tego problemu, tylko go przenosi.
Czego się spodziewać
Realistycznie: jedno popołudnie na ustawienie i dwa tygodnie na przyzwyczajenie się. Pierwszy tydzień będziesz sprawdzać, czy przypomnienia poszły. Drugi - już nie.
Jeżeli któryś z tych kroków wymaga telefonu do kogoś, to jest to błąd w produkcie, a nie w Tobie.