Jest taki moment przy wdrażaniu rezerwacji online, o którym mało kto pisze: gabinet, który ma więcej chętnych niż godzin, boi się ją włączyć. I słusznie.
Argument, który słyszy się najczęściej, brzmi „przecież każda zajęta godzina to dobra godzina”. To nieprawda w praktyce, w której pacjent przychodzi w serii. Godzina zajęta przez kogoś z internetu to godzina, której nie ma dla pacjenta w trakcie terapii - a to on decyduje o efekcie leczenia i o tym, czy wróci za pół roku.
Trzy obejścia, które ludzie stosują naprawdę
Zanim przejdziemy do tego, jak to rozwiązać, warto nazwać to, co się dzisiaj robi. Wszystkie trzy widziałem.
Fikcyjna wizyta w kalendarzu. Wpisujesz „zajęte” albo własne nazwisko na poranne godziny, żeby system ich nie sprzedał. Działa, ale kosztuje: statystyki są nieprawdziwe, przypomnienia trzeba pilnować, żeby nie poszły do nikogo, a po miesiącu nie pamiętasz już, które z tych blokad są prawdziwe.
Publikowanie tylko jednego dnia. Rezerwacja online działa w czwartki i nie działa w resztę tygodnia. Pacjent, który raz trafi na pustą stronę, drugi raz już nie sprawdzi.
Wyłączenie rezerwacji w ogóle. Najczęstsze i najdroższe, bo wraca do telefonów odbieranych między wizytami.
Co jest tu właściwym rozwiązaniem
Problemem nie jest to, że rezerwacja online jest zła. Problemem jest to, że większość systemów traktuje widoczność jako ustawienie całego dnia albo całego grafiku: albo pacjent widzi Twoje godziny pracy, albo nie.
Właściwe rozwiązanie jest o jeden poziom niżej. Widoczność powinna należeć do bloku godzin, a nie do dnia:
| Poniedziałek | Widoczność |
|---|---|
| 8:00 - 12:00 | Tylko dla Ciebie |
| 12:00 - 18:00 | Widoczne publicznie |
To jeden dzień i dwie reguły, które obowiązują naraz. Poranek zostaje na pacjentów w trakcie serii i na to, co wpiszesz sama. Popołudnie zarezerwuje każdy, kto ma Twój link.
Dwie rzeczy, które trzeba sprawdzić
Jeżeli szukasz systemu, który to umie, to są dwa pytania, które warto zadać - bo „blokada godzin” w cenniku może znaczyć dwie różne rzeczy.
Czy zablokowaną godzinę nadal możesz obsadzić Ty? Jest różnica między „ta godzina jest zamknięta dla wszystkich” a „tę godzinę obsadzasz tylko Ty”. Pierwsze to przerwa. Drugie to godzina prywatna, i tylko ona rozwiązuje ten problem.
Czy lista oczekujących też ją pomija? Jeżeli system po odwołaniu proponuje zwolniony termin kolejnym osobom, to musi wiedzieć, że godziny prywatnej nie wolno zaproponować nikomu. Inaczej tylnymi drzwiami oddajesz dokładnie to, co chciałaś zatrzymać.
Jak to ustawić u siebie
Wbrew pozorom najtrudniejsze nie jest kliknięcie, tylko decyzja. Warto zacząć od jednej kartki i odpowiedzi na pytanie: które godziny w tygodniu naprawdę muszą zostać moje?
Zwykle wychodzi mniej, niż się wydaje - dwa poranki i jedno popołudnie. Resztę można opublikować bez ryzyka, a jeżeli okaże się, że to za dużo, zmiana zajmuje kilkanaście sekund i nie rusza pozostałych dni.
W Appointomacie robi się to na ekranie godzin pracy: zaznaczasz dni, podajesz zakres i wybierasz, czy ten blok widzi pacjent, czy tylko Ty. Ta sama reguła obowiązuje potem wszędzie - na stronie rezerwacji i na liście oczekujących.